Communication efficace en utilisant les bons outils.

La communication efficace. Gagner du temps en utilisant les bons outils (téléphone, email, …)

Cet article est une suite de la série commencée avec l’article
« Quelques techniques de communication qui construisent mon Team et le rendent ultra-efficace. »

J’aime beaucoup communiquer par emails. C’est rapide et ça ne prend pas beaucoup de temps. J’aime aussi le fait qu’on peut aisément écrire à un grand nombre de personnes. C’est tellement plus simple et plus rapide que d’appeler chaque personne individuellement.

Pourtant je suis aussi régulièrement frustré car j’attends des réponses qui tardent tellement à venir. « Je lui avait pourtant clairement posé la question dans mon dernier email » me dis-je en rongeant mon frein. Est-ce que ça t’es arrivé d’envoyer 2,3 ou 4 emails à quelqu’un avant d’avoir la réponse souhaitée? Est-ce que ça t’es arrivé de recevoir une réponse incomplète ou carrément une réponse hors-sujet?

L’email a ses limites, comme tout autre moyen de communication. Chaque personne a aussi ses moyens de communications favoris. Personnellement j’essaie toujours d’éviter de prendre mon téléphone et d’appeler quelqu’un. Pourtant dans bien des cas ce serait justement la meilleure chose à faire!

Ces nombreuses frustrations m’ont appris que dans bien des cas le téléphone reste l’outil le plus efficace pour communiquer. Je gagne énormément de temps car j’obtiens une réponse immédiate à ma question. En plus, une conversation permet d’avoir un échange avec l’autre personne qui construit la relation et nous aide à mieux travailler ensemble. Un échange téléphonique est beaucoup plus personnel et permet de s’intéresser à la personne à qui on parle, ce qui est valorisant pour n’importe qui.

Malgré le fait qu’intérieurement je préfère les emails, j’ai réalisé que si je désire communiquer efficacement je dois dans bien des cas choisir d’utiliser mon téléphone pour être plus efficace et plus relationnel. Bien qu’il soit facile d’envoyer 1 email à 10 personnes d’un seul coup, il est parfois tellement plus efficace de lancer 10 coups de fil! Nous avons énormément à gagner d’être un peu plus relationnel.

Pour terminer voici quelques points qui m’aident à communiquer avec les meilleurs outils.

TELEPHONE

  • Je peux passer une information rapidement.
  • Je suis sûr que la personne a reçu l’information.
  • Je peux obtenir des réponses immédiates, ce qui me fait gagner beaucoup de temps.
  • Je peux discuter avec l’autre personne. Savoir comme il/elle va, m’intéresser à lui/elle.

EMAIL

  • Idéal pour communiquer une liste d’informations.
  • L’autre personne peut garder l’email, comme référence par exemple.
  • Il est parfois bon d’écrire un court email de rappel après un coup de fil.
  • Permet de communiquer à un groupe de personnes.

Question: est-ce que tu as dans ta boîte de réception des email qui attendent une réponse? Fais tout ton possible pour répondre rapidement aux emails. Ca te fais une chose de moins ‘en attente’ et une question de plus résolue pour celui qui attend ta réponse.

SMS

  • Idéal pour rappeler une information déjà communiquée autrement.
  • Très bon moyen d’envoyer un encouragement à quelqu’un. Pour montrer que je pense à lui/elle.
  • Permet également de communiquer à un groupe de personnes.

Facebook

  • Je peux contacter des gens sans connaître leur email ou n° de tél.
  • J’utilise régulièrement Facebook pour rester en contact avec des personnes à l’étranger ou avec des personnes que je ne rencontre que rarement.
  • J’utilise Facebook pour des choses personnelles.

Rencontrer les gens ‘en vrai’?

  • C’est bien sûr ce que je préfère.
  • C’est le meilleur moyen pour développer une relation.
  • Ca prend du temps donc il faut fixer des priorités.
  • J’aime beaucoup rencontrer les gens pour manger à midi ou pour déjeuner le matin

On augmente beaucoup notre efficacité en diminuant les délais de communication. Un email qui reste ‘non-répondu’ pendant plusieurs jours fait perdre du temps parfois à toute une équipe. Choisir les bons moyens de communication et répondre rapidement nous aideront tous à être plus efficace et à avoir plus de plaisir dans nos activités.

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